Менеджер должен работать только с админкой. Все что ему нужно для работы должно быть в админке.
При создании заказа нужно добавить возможность привязки к зарегистрированному клиенту и создание клиента (заполнив на странице заказа все ячейки)
http://prntscr.com/klcdcq
нужно добавить условие. Если способ доставки имеет api, то поле доставка не отображается при оформлении заказа, в письме заказа и в остальных местах.
http://prntscr.com/klcd3v
Добавить значок под которым будет дата обновления. Всплывающее сообщение при наведении курсора
http://prntscr.com/kkuzno
Таким образом менеджер будет понимать актуальность предложения при формировании предложения клиенту.